Organisieren

Noch nie wurden so viele Daten produziert wie heute und es werden täglich mehr. Wir erhalten und produzieren Dateien auf unterschiedlichen Geräten und es fällt schwer, mit Smartphone, Tablet, Kamera, Notebook, PC und USB-Stick den Überblick zu behalten. Hier bekommen Sie Tipps und Informationen für die Organisation Ihres digitalen Archivs.

1. Sammeln Sie Ihre Daten an einem Ort

Die Grundvoraussetzung für Ihre Organisation ist die Zusammenführung Ihrer Daten auf einem Speichermedium, z. B. auf einer externen Festplatte.

2. Strukturieren Sie Ihre Dateien

Wählen Sie eine sinnvolle Ordner Struktur, um Ihre Daten abzulegen. Dieser Punkt ist entscheidend, wenn Sie Ordnung im digitalen Chaos schaffen möchten.

3. Geben Sie Ihren Dateien Signaturen

Sobald Sie Ihre Dateien in eine übersichtliche Struktur abgelegt haben, sollten sie eindeutig benannt werden, damit eine sinnvolle Sortierung innerhalb eines Ordners gewährleistet ist und Sie doppelte Dateinamen in Ihrem Archiv ausschließen können.

4. Organisieren Sie Ihre Daten regelmäßig

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Dateien in das richtige Format zu konvertieren, umzubenennen und in Ihre Struktur zu integrieren. Zum Beispiel am ersten Sonntag des Monats, so vermeiden Sie, dass die digitale Unordnung überhand nimmt.

Tektonik

Beim Pertinenz-Prinzip werden die Dateien nach ihrem Inhalt geordnet und abgelegt, man kennt dieses Prinzip z.B. aus Bibliotheken. Beim Provenienz-Prinzip wird nach Herkunft und Entstehung der Dateien sortiert, dieses System nutzen z.B. Archive.

Computer-Betriebsprogramme geben einem eine Ablagestruktur nach Datei-Typ vor ("Eigene Dateien"), diese Form ist nur bedingt sinnvoll. Eine strukturierte Ablage nach Ereignis oder Thema ist für die meisten Menschen hilfreicher.

Im privaten Bereich ist es sehr individuell, welches System das beste ist, da jeder Mensch in seinem Leben unterschiedliche Daten erzeugt und sammelt. Die Systeme können auch bewusst miteinander kombiniert werden.

Digitale Signaturen

Um Ihren Dateien sinnvolle Namen zu geben, brauchen Sie ein logisches System, das Sie auf alle Dateien übertragen können. Max Mustermann geb. 1960 könnte z.B. seine privaten Dateien mit dem Kürzel mm60 beginnen. Darauf folgend ein Hinweis, ob es ein Foto, Video oder Dokument ist, z.B. foto für Fotografie. Ist das Foto im Urlaub entstanden, kann ein urlaub angefügt werden. Ist das Foto 1980 auf Mallorca entstanden, ist die Bezeichnung mallorca und 1980 sinnvoll. Da es vermutlich weitere Fotos aus diesem Urlaub gibt, sollten die Dateien fortlaufend nummeriert werden z.B. beginnend mit 001. Die komplette Signatur der Datei könnte somit mm60_foto_urlaub_mallorca_1980_001 lauten.

Wenn man weitere Informationen mit einbinden möchte, sind Abkürzungen und Kürzel hilfreich, besonders bei der Benennung von Dokumenten.