Dokumente digitalisieren

Digitalisieren Sie Ihre Unterlagen und erstellen Sie durchsuchbare PDFs., um Inhalte schnell zu finden. Machen Sie Schluss mit dem Papierchaos in Ihrem Büroschrank. Viele Rechnungen und Verträge erhalten Sie schon digital, höchste Zeit sie zusammenzuführen. Das papierlose Büro ist die Zukunft.

Dokumente lassen sich gut mit einem klassischen Flachbettscanner scannen. Auch niedrigpreisige Geräte reichen für wichtige Dokumente völlig aus. Sollten Sie große Mengen an Standard Dokumenten in kurzer Zeit digitalisieren wollen, empfiehlt sich ein (Dokumenten-) Einzugsscanner. Mittlerweile gibt es auch eine große Auswahl an günstigen, vielseitig einsetzbaren A2 (Aufsicht-) Dokumentenscannern. Hierbei sollten Sie aber unbedingt auf die erreichbare Auflösung achten.

Empfehlungen für Scan-Systeme finden Sie im Bereich HARDWARE

Standard Dokumente scannen Sie in Originalgröße, 16 Bit (8 Bit pro Kanal) Graustufen* mit 300 ppi. Auf einen umlaufenden Schwarzrand sollte verzichtet werden, da man ohne Bearbeitung den Schwarzrand ggf. mit ausdruckt. Speichern Sie die Dateien im PDF Format ab, damit Sie mehrseitige Briefe zu einer Datei zusammenfassen können.

(*Standard Dokumente können auch in in Farbe digitalisiert werden, es wird aber ca. Zwei Drittel mehr an Speicherplatz benötigt.)

Wichtige Dokumente oder Dokumente bei denen farbig relevante Inhalte zu sehen sind, z.B. Grafiken, scannen Sie in Originalgröße, Farbe 24 Bit (8 Bit pro Kanal) mit 300 ppi* als PDF. Dokumente, die Sie digital aufbereiten wollen, speichern Sie im TIFF Format ab, nach der Bearbeitung können Sie eine PDF daraus erstellen.

(*Wichtige Dokumente sollten bei besonders feinen grafischen Darstellungen oder sehr geringen Schrifthöhen mit 400 ppi gescannt werden.)

Sollte Ihre Scan-Software zu wenige Einstellungsmöglichkeiten bei der PDF-Erstellung haben, (z.B. sind Ihre Scans zu gering oder zu stark komprimiert) bietet es sich an, das Dokument im JPG Format zu scannen (z.B. Qualitätsstufe 70-80) und anschließend in einer PDF-Software zusammenzuführen. Bei Bedarf kann eine OCR Texterkennung angewendet werden, bevor es abschließend im archivtauglichen PDF/A Format abgespeichert wird.

Empfehlungen für Bearbeitungs-Programme finden Sie im Bereich SOFTWARE

OCR Texterkennung

"Optical Character Recognition" ist eine Software-Anwendung, die den Text Ihres digitalisierten Dokuments erkennt und in Ihre PDF integriert, somit kann der Inhalt durchsucht oder zur Weiterverarbeitung kopiert werden. Es gibt eine Vielzahl an freier und kostenpflichtiger Software, in vielen PDF-Programmen ist diese Funktion bereits implementiert. Die Anwendung einer Scansoftware mit integrierter OCR Texterkennung kann den Arbeitsablauf verkürzen.

Empfehlungen für OCR-fähige-Programme finden Sie im Bereich SOFTWARE

 PDF/A

"Portable Document Format - A" ist eine ISO standardisierte PDF Variante entwickelt für die Langzeitarchivierung. U.a. müssen alle Inhalte wie Schriften und Grafiken im Dokument eingebettet werden, um bei der Darstellung nicht auf externe Quellen angewiesen zu sein. Leider kann es bei der Konvertierung zu Veränderungen in der Darstellung kommen, weshalb eine nachträgliche Sichtprüfung erforderlich ist. Da eingescannte Dokumente nur aus einem Bild bestehen und keine Tabellen, Formulare, Vektorgrafiken etc. enthalten, ist eine Konvertierung wesentlich unkomplizierter. In den meisten Textverarbeitungs- und PDF-Programmen ist das Speichern als PDF/A möglich.

Empfehlungen für PDF-Programme finden Sie im Bereich SOFTWARE

Konvertieren

Sie haben über die vergangenen Jahre eventuell Dokumente im gängigen JPG oder PDF Format gesammelt. Diese sollten vor der Archivierung in das Langzeitarchiv-taugliche Format PDF/A gewandelt werden.

Empfehlungen für PDF-Programme finden Sie im Bereich SOFTWARE